Лайфхак: 3 способа точной оценки времени на решение задачи

Одна из распространенных проблем, с которой сталкиваются предприниматели — это оценка времени, которое требуется для решения определенной задачи. Издание Lifehacker перечислило несколько способов, которые позволят избежать проблем при тайм-менеджменте .

Повторяющийся будильник научит эффективнее тратить время

За десять минут можно сделать не так уж и мало дел, уверен основатель фотосервиса Magazine Moments Стивен Мид (Stephen M. Meade). В LinkedIn предприниматель поделился своим методом повышения эффективности планирования задач во времени:

Установите оповещения на всех устройствах и программах, которыми пользуетесь (смартфон, компьютер, календарь, почтовый клиент и т.д.) с интервалом в десять минут. В течение рабочего дня записывайте то, сколько задач вам удалось решить в ходе каждого интервала между срабатыванием будильника.

Не всем подойдет отрезок длиной в десять минут, но его вполне можно увеличить — разделение рабочего дня на определенные временные участки, позволит более эффективно работать во время каждого из них.

Психолог Тимоти Пихил (Timothy A. Pychyl), который занимается исследованиями прокрастинации, считает, что люди обычно переоценивают время, которое требуется на выполнение небольших задач, и недооценивают длительность решения более сложных проблем. Использование будильника, который звучит по истечению определенного времени, поможет лучше ориентироваться во времени.

Важно учитывать самочувствие

В хорошем самочувствии человек обычно более продуктивен и успевает сделать больше за определенное время. В дни, когда ему хочется спать и ощущается упадок сил, удастся сделать гораздо меньше — необходимо учитывать эту разницу при планировании дел.

Автор книги об использовании Evernote в качестве сервиса для повышения продуктивности Дэниел Голд считает, что при планировании следует учитывать состояние наравне с результатами выполненной работы:

Запишите законченные дела и сделайте пометку о своем самочувствии при их выполнении. Здесь следует быть честным с самим собой. Иногда вы можете чувствовать себя не очень хорошо — это отличный момент для того, чтобы оценить свою продуктивность в таком состоянии.

Эксперт советует проводить записывать результаты работы и отмечать сопутствующее состояние на протяжении определенного периода времени — не меньше недели, а лучше — месяц. Это позволит выявить закономерности, которые можно будет использовать для повышения общей продуктивности работы.

Вычисление «коэффициента точности оценки» поможет улучшить качество планирования

Эксперт по персональному развитию Стив Павлина (Steve Pavlina) рекомендует применять для повышения качества тайм-менеджмента специальный коэффициент. Для его подсчета необходимо использовать любое средство или приложение для контроля времени.

Схема расчета коэффициента выглядит следующим образом:

Необходимо выписать все задачи в список или разбить большой проект на подзадачи, а затем проставить прогнозируемое время их выполнения;
После завершения работы нужно записать время, которое было в действительности потрачено на неё;
Затем последнюю цифру следует разделить на прогнозируемое время;

Если, к примеру, изначально планировалось уложиться в 12 часов, но в итоге вся работа заняла 15, то коэффициент качества планирования составит 15/12 = 1,25. Это значит, что на работу ушло на 25% больше времени, чем планировалось. Проделав эту операцию несколько раз можно вывести точный коэффициент. В дальнейшем при планировании стоит умножать свой первоначальный прогноз на цифру коэффициента — это поможет более точно определять время, которое в действительности придется затратить на выполнение работы.