Работа в удаленной команде: Как подобрать подходящего сотрудника

Сооснователь сервиса для организации удаленной работы Work-zilla Павел Щекочихин написал для AD колонку о том, в чем преимущества удаленной команды, как определить, подходит ли кандидат для удаленной работы, и почему на собеседовании важно отсеять кандидатов, которые требуют слишком большую зарплату.

#самизнаетекакиекнопки

В команде Work-zilla 14 человек. У компании нет формального офиса и все сотрудники работают удаленно. Они никогда не встречались друг с другом, своих коллег и начальство видели только на фотографиях. Это не мешает команде слаженно работать вместе, обеспечивать функционирование и развитие сервиса. И мы гордимся тем, что все наши сотрудники — искренние фанаты бренда. В команде очень особенное отношение к тому, что мы делаем.

На собственном опыте мы выработали алгоритм, благодаря которому принимаем на работу тех людей, которые нам действительно подходят. Эта схема помогает нам еще до испытательного срока убедиться в профессиональной пригодности кандидата. Мы научились не переплачивать, но платить ровно столько, чтобы работник был доволен. И охотно расскажем читателям AD о том, как мы нанимаем сотрудников.

Кому нужны удалённые сотрудники

Решив нанять удаленного сотрудника, вы многократно расширяете пул возможных кандидатов. Фактически ваши потенциальные сотрудники — это всё население России и других русскоговорящих стран.
Например, вам нужен работник саппорта в ночные часы. В обычных условиях вам пришлось бы выстраивать посменные рабочие графики или искать кого-то, кто согласился бы работать по ночам. Но в России восемь часовых поясов. Вы можете легко нанять человека из любого часового пояса. Так, чтобы и ему было удобно, и ваши задачи были решены.
Это значительная экономия финансовых средств, потому что вам не нужно арендовать офис, покупать оборудование, обустраивать парковку и так далее. Вам не нужен офис. Также сотрудники экономят время, потому что им не нужно добираться до работы.
Гибкая заработная плата. Уровень заработной платы в регионах нашей страны очень разнится. Поэтому если ваш бюджет не позволяет платить столичную зарплату, наймите специалиста того же уровня, но из региона. Все будут довольны.

Как видите, есть несколько неоспоримых преимуществ удалённого сотрудничества.

Большинство контаргументов, которые мы слышали, были надуманы и основаны только на людских стереотипах. Чаще всего руководители опасаются, что у них не будет контроля над удаленными сотрудниками.

Но если вы думаете, что можете контролировать офисных сотрудников, то заблуждаетесь. Это лишь иллюзия контроля. Если сотрудник ленив, не мотивирован и считает, что ему мало платят, то он всё равно будет бездельничать всё время, когда вы не стоите у него за спиной. Поэтому разница между удаленными и офисными сотрудниками не так уж велика, как может показаться.

Предварительная подготовка

Перед тем как вы начнете поиск своего идеального сотрудника, вам нужно определиться с тремя вещами.

Решите для себя, с какой целью вы нанимаете работника. Какие задачи будут на него возложены? Составьте список его обязанностей.
Какими качествами должен обладать сотрудник, чтобы успешно решать задачи, которые вы перед ним ставите? Какой необходим опыт и образование?
Сколько вы готовы платить за эту работу? Определите для себя допустимый денежный диапазон. Его не нужно озвучивать ни в объявлении, ни на собеседовании, но обозначить его необходимо.

Описание вакансии

Когда компания Google открывает кадровую позицию, им не нужно особенно стараться. Все и так понимают, что это отличная работа. Но если вы не Google, то у людей не будет о вас никакой информации кроме той, что вы укажите в вакансии.

Пишите жизнерадостно, неформально и правдиво. Живой и жизнерадостный текст включает эмоции у тех, кто его читает. Если вы небольшая компания, и ваш коллектив напоминает молодежную тусовку, то зачем вам этот сухой язык и канцеляризмы, если на вас это в принципе не похоже? Пишите просто, так, как рассказали бы другу об открывшейся в команде вакансии.

И также позаботьтесь о том, чтобы это была правдивая информация. Вы будете выглядеть совсем некрасиво, если пообещаете что-то сотруднику, а потом окажется, что это обман. В объявлении обязательно должна быть приписка: «Присылайте своё резюме на адрес…»

Первый этап: резюме. Строчка «Хобби» — самая важная в резюме

Многие считают, что резюме — это бесполезная бумажка, которая не даёт никакой информации. Я с этим не согласен. Напротив, убеждён, что в первую очередь нужно запрашивать у кандидатов резюме. Во-первых, резюме даёт вам какой-то объём фактологической информации. Как минимум, вы узнаете, какое у претендента образование, какой опыт работы он имеет и какие именно функции выполнял на прежнем месте работы.

Это может показаться странным, но я считаю крайне важным в резюме раздел «Хобби». На мой взгляд, то, чему человек посвящает свободное время, характеризует его больше, чем всё другое. Он делает это не ради денег, а по каким-то своим внутренним потребностям. Из пункта «Хобби» всегда понятно, что в действительности мотивирует человека.

Также я всегда обращаю внимание на оформление резюме. Если, к примеру, человек присылает мне файл, где в графе «адресат» я читаю название какой-то незнакомой компании, то о чём это говорит?

Или человек не очень внимательный (забыл поменять название) или он не особенно заинтересован в этой работе. При том и другом раскладе мне с этим человеком уже не интересно работать. Поэтому мы его благодарим за проявленный интерес, но общение дальше не продолжаем.

Обязательно запрашивайте резюме, но не верьте ему безоговорочно. Довольно часто бывают такие ситуации, когда отличный специалист не способен написать привлекательное резюме. Или наоборот, человек отлично умеет себя презентовать, но как специалист он полный ноль.

Второй этап: анкетирование. Сужаем круг до трёх-пяти кандидатов

Тех кандидатов, чьи резюме нас заинтересовали, мы просим заполнить небольшую анкету. Для этого мы создаем форму в Google Drive с десятком вопросов. Мы просим соискателя описать свой опыт в интересующей нас сфере. Также предлагаем указать желаемые часы работы по московскому времени (и смотрим насколько мы пересекаемся графиками. Важно, чтобы наложение было не менее четырех рабочих часов).

Мы всегда включаем в анкету ситуационные вопросы, которые позволят еще до собеседования оценить некоторые профессиональные качества соискателей: «Представьте, что вы попали в такую рабочую ситуацию. Ваши действия».

Также на этом этапе мы обязательно спрашиваем кандидата о его ожиданиях по заработной плате. Я убеждён, что человеку нужно платить столько, сколько он хочет получать. Поэтому, если цифра, названная кандидатом, выше, чем сумма, которую я готов платить, нет смысла даже продолжать этот разговор. Если даже кто-то уступит, никто не выиграет. Или работодатель будет недоволен тем, что платит больше, чем может себе позволить, или же кандидат будет подыскивать для себя работу, которая лучше оплачивается.

Итак, на этом этапе у нас обычно формируется список из трёх-пяти достойных кандидатов. Мы благодарим всех за участие в опросе и продолжаем работу с лучшими.

Третий этап: собеседование и тестирование. Разведка боем

Так как речь идёт об удалённом сотрудничестве, то собеседования мы проводим через Skype. К слову, мы с коллегами никогда не используем камеры (в том числе и в повседневной работе). По нашему мнению, камера ничего не добавляет, а лишь создаёт дополнительный стресс.

Перед собеседованием я составляю базовый список вопросов, чтобы задать их всем претендентам и сравнить впоследствии ответы. Это могут быть вопросы про прошлое (опыт, образование) или ситуационные вопросы. При живом общении я получаю возможность посмотреть на реакцию человека, получить представление о том, как он будет справляться с подобными ситуациями в рабочем режиме.

Также всем рекомендую обязательно проводить тестирование основных профессиональных навыков и качеств.

Если вы нанимаете программиста, дайте ему небольшую задачку по программированию (мы расшариваем Google-документ и прямо в реальном времени наблюдаем, как претендент с ней справляется).

Когда вы ищете сотрудника службы поддержки, то для вас важно, чтобы он был аккуратен, грамотно писал и обращал внимание на незначительные детали. Мы в качестве тестового задания даём потенциальным работникам саппорта текст с некоторым количеством ошибок и просим их найти.

Кандидату на должность маркетолога можно предложить теоретический кейс («Мы производим тапочки и хотим продавать их оптом в отели и гостиницы. Как бы вы подошли к решению этой задачи?»).

Обязанности аналитика подразумевают работу с информацией, поэтому предоставьте соискателю на эту должность какие-то данные статистики (конечно, не подлинные) и попросите проанализировать среднее время нахождения на сайте, выделить самые посещаемые страницы и так далее.

Вы никогда не узнаете, написал ли агент по сбыту, продажник правду в своем резюме, пока не предложите ему прямо в режиме реального времени сделать звонок и попробовать продать ваш продукт.

Что важно помнить во время тестирования:

Человек волнуется. В условиях стресса кандидат вряд ли будет безупречно решать все ваши задачки. Нужно это понимать и делать на это поправку.
Тестирование должно быть ориентированно именно на ключевые навыки, которые важны для конкретной работы.
Всегда давайте обратную связь. Когда кандидат выполнил вашу задачу, оцените его работу. Отметьте то, что было сделано хорошо, и те фрагменты, которые, по вашему мнению, требуют доработки.
Не упускайте возможность протестировать навыки соискателя в спокойной обстановке. Для этого мы обычно даём небольшое «домашнее задание»: «Вот, здесь ещё пункт этой задачи. Пожалуйста, выполните его. Мы ждем результат к десяти утра завтрашнего дня». Здесь очень важно чётко обозначить сроки. Заодно вы поймете, насколько ваш собеседник пунктуален.

Что поможет выбрать лучшего кандидата:

Сразу после собеседования записывайте свои мысли и впечатления. Всё очень путается, если вы проводите несколько собеседований подряд.
Полагайтесь на интуицию. Если у вас есть какие-то сомнения в отношении кандидата — откажитесь от сотрудничества с ним. На моем опыте не было ещё случая, когда предчувствия такого рода не оправдались бы впоследствии. И я не думаю, что я уникален в этом вопросе.
Если после всех испытаний у вас осталось два хороших кандидата и вы не можете выбрать, то устройте дополнительный тур. Сообщите им, что их осталось двое и вам нужно дополнительное время, чтобы определиться. В крупных компаниях несколько фаворитов могут одновременно проходить оплачиваемый испытательный период, по результатам которого лучший занимает должность. Во время испытательного срока обратная связь должна быть очень частой (буквально каждые два дня). Также прислушайтесь к мнению коллег о стажёре.
Нанимайте сотрудников по отношению, а не по умениям. Потому что отношение человека к работе изменить нельзя, а вот способности он может легко развивать и прокачивать профессиональные навыки.

Как управлять удалённой командой

В завершение приведу некоторый инструментарий, который помогает нашей удалённой команде работать эффективно.

Программа oDesk. В команде Work-zilla мы используем программу, разработанную фрилансерской биржей oDesk, которая позволяет учитывать рабочее время удалённых сотрудников. Когда сотрудник начинает работать по вашим задачам, он ставит галочку и программа включает таймер. Каждые десять минут она делает скриншот рабочего стола.

Мы никогда не просматриваем скриншоты, но имеем такую возможность. В то же время это не «большой брат» за спиной сотрудника. Если в какой-то момент работник переключился на свои личные дела (что вполне допустимо, давайте будем реалистами), то он может просто не отправлять этот скриншот. Не проблема, просто это время не будет оплачено.

TaskTracker-менеджеры (JIRA, TeamLab). Если вы работаете удалённо и в вашей команде больше трёх человек, обязательно используйте TaskTracker-менеджеры. Мы используем JIRA, она платная и довольно сложная, но есть также неплохой выбор бесплатных продуктов.

Система управления проектами позволяет ставить задачи всем сотрудникам, легко контролировать выполнение. И все заинтересованные лица могут прокомментировать задачу, обсудить её решение. Таким образом, все в курсе происходящего, все участвуют в процессе.

Skype, Google Hangouts. Для повседневного рабочего общения мы используем голосовые чаты. Это всегда приятнее, чем писать длинные письма. Но тут важно помнить, что «всё, что не записано, того не существует». Это правило, которое следует принять, когда речь идёт об удалённой команде. Слова имеют свойство растворяться в воздухе, и если вы что-то кому-то сказали устно, человек легко может это забыть. Поэтому дублируйте свои договоренности в текстовом виде: на email или в TaskTracker-менеджере.

TeamViewer — очень крутая программка, которая позволяет вам видеть рабочий стол вашего коллеги. Как это бывает в офисе? Вы говорите коллеге: «Вася, подойди, у меня тут что-то непонятное». Благодаря TeamViewer теперь и в удалённой команде Вася может подойти и посмотреть, что у вас там на мониторе, и даже исправить ошибку, получив удаленный доступ к вашему компьютеру. Это очень удобно для командной работы.

Облачные хранилища (Google Drive, Dropbox) — удалённые хранилища, которые позволяют обмениваться информацией и совместно работать над документами. Это удобный инструмент, который доступен каждому.

И напоследок совет для тех, у кого в подчинении находится удаленная команда. Поддерживайте teamspirit, держите людей в курсе того, что происходит в вашей компании, какие у вас планы. Это очень важно для удалённой работы — чтобы люди себя чувствовали частью команды.

Чтобы написать колонку для AD, ознакомьтесь с требованиями к публикуемым материалам.