Советы Look At Media, Mail.Ru Group и «Яндекса» о том, как проводить совещания

Редакция AD задалась вопросом — как проводить совещания без ущерба для рабочего времени и нервов сотрудников. Своим мнением поделились представители Look At Media, «Яндекса» и Mail.Ru Group. AD предлагает читателям обсудить способы проведения встреч.

#самизнаетекакиекнопки

Алексей Амётовсооснователь Look At Media

Да, иногда мы проводим совещания. Есть еженедельное УСРО (утреннее собрание руководителей отделов). По понедельникам — как раз в начале недели. Оно длится около часа — все обмениваются новостями и планами. Это не только инструмент синхронизации новостей и знаний между отделами, но и вид тимбилдинга — руководители отделов раз в неделю встречаются и общаются лично.

Ещё у редакций бывают планерки, которые полезны как брейншторм, потому что менеджмент у нас весь идет через внутреннюю онлайн-систему Setka. В общем, если совещаний немного и они не длинные, то они полезны.

Анна Артамоновавице-президент Mail.Ru Group

Совещания — неприятное бюрократическое слово, я предпочитаю называть это «встречи». Конечно, они нужны. Члены команды должны общаться и синхронизировать свои знания и видение продукта.

Я бы разделила встречи на несколько типов: отчетные, брейнштормы, обсуждение фич, планирование и апдейты статуса.

Отчетные — это когда в формате презентации рассказывается о том, что сделано, с какой целью и результатом. На такие встречи приглашается побольше народу, чтобы информация и идеи распространялись внутри команды или шире внутри компании. Они также помогают каждому менеджеру структурировать свои выводы о реализованной функциональности или завершенном проекте.

Брейнштормы — когда хочется обсудить какую-то пока еще расплывчатую идею. На такие встречи хорошо приглашать самых креативных сотрудников из разных проектов и подразделений. Полезно бывает услышать свежее мнение.

Обсуждение фич, планирование и апдейты статуса — это регулярные и узкие встречи внутри команды. Большое количество участников на них не нужно и даже вредит. Приглашаются только непосредственные участники процесса, все коротко и по делу.

Общие рекомендации ко всем типам встреч. Во-первых,они не должны быть длинными: брейнштормы и отчетные не больше полутора-двух часов, узкие и регулярные — еще короче. В идеале нужно добиться от участников того, чтобы они не «втыкали» в телефоны и ноутбуки, а были вовлечены в процесс. Я знаю, это сложно, но помогает cужение круга участников и изгнание из него «лишних» людей. Кто-то один, желательно наиболее ответственный и внимательный, должен обязательно фиксировать все пункты, которые обсуждались, и все решения, которые были приняты. После встречи он обязательно рассылает ее резюме всем участникам. Это очень спасает от споров в дальнейшем.

Пресс-служба компании «Яндекс»

В «Яндексе» проходит очень много встреч. Только в московском офисе сейчас насчитывается более 100 переговорных комнат, но всё равно найти свободную в «часы пик» — с 12 до 18 — бывает нелегко. Это при том, что помимо переговорок в офисе можно найти огромное количество диванчиков и других укромных мест, где можно поговорить с коллегой, не мешая другим.

Это объясняется тем, что у нас принято договариваться — каждый сервис обладает собственным опытом и может поделиться им с коллегами. А совместный проект двух сервисов будет запущен только после того, как все заинтересованные стороны придут к соглашению. Кажется, что это нереально, — но именно такой подход позволяет нам запускать качественные сервисы, думать о «счастье пользователей» и уберегает от массы ошибок.

Есть несколько общих правил для встреч, которых все стараются придерживаться: из-за свободного графика принято назначать встречи с 12 до 18 (время, когда примерно все в офисе), организатор в описании встречи обязательно объясняет, зачем она нужна и при необходимости звонит участникам.

Хорошим тоном считается присылать резюме встречи всем присутствовавшим — обычно эта обязанность возлагается на инициатора или самого заинтересованного участника.
Как планировать своё время и организовывать встречи — каждый сотрудник решает сам, и в каждом подразделении могут быть свои правила на этот счёт.

Вот что нам удалось подсмотреть и услышать от разных коллег:

— Вы хороший менеджер, если у ваших разработчиков в календаре нет ни одной встречи. Договариваться с другими подразделениями и чётко формулировать задачи — ваша обязанность.

— У многих сотрудников в календаре можно найти «библиотечный день» — день, когда человек сосредотачивается на своих задачах, не принимает приглашений на встречи и просит не отвлекать (если только это не ЧП).

— Часть рабочих вопросов некоторые решают за завтраком или обедом. В неформальной обстановке можно спокойно обсудить с коллегами или подчинёнными текущие дела, посоветоваться, быть в курсе статусов проектов.

— Можно планировать весь свой рабочий день в календаре: вносить не только встречи, но и часы, которые вам необходимы для решения текущих задач, разбора почты.

— Можно сместить рабочий день относительно «часов пик» — например, приходить на работу в 10 утра, когда большинство ещё только собирается в офис и не отвлекают.

— Короткие 15-минутные стендапы вместо переписок и часовых встреч. Ограничение по времени не даёт расслабиться участникам, а «рассиживаться» буквально негде и некогда.

— Встречи на улице. Рядом с офисами «Яндекса» можно найти живописные скверы и укромные дворики — и летом многие пользуются хорошей погодой, чтобы провести встречу на лавочке или просто нарезать круги вокруг офиса вместе с коллегами. Смена обстановки и свежий воздух иногда просто творят чудеса. Примерно об этом в видео:

<br>